Implementácia modelu CAF v NKÚ SR

2010

V roku 2010 naštartoval NKÚ SR proces implementácie modelu CAF. Dôvodom nastúpenia tejto cesty bol predovšetkým záujem vrcholového manažmentu o skvalitňovanie a zlepšenie celkovej výkonnosti NKÚ SR, vykonanie samohodnotenia, identifikáciu oblastí na zlepšovanie, meranie pokroku, ako aj zameranie sa na spätnú väzbu.
 

FÁZA 1: ZAČIATOK CESTY S MODELOM KVALITY

Rozhodnutím vrcholového manažmentu sa začal na NKÚ SR proces implementácie modelu CAF, pričom štatutár bol  hlavným sponzorom v tomto procese. Komunikáciou o cieľoch a výhodách samohodnotenia na úrovni pracovných stretnutí, na rôznych poradách vedenia, s využitím skúseností a informácií z členstva v Rade Národného programu kvality SR, zo školení a konferencií organizovaných ÚNMS SR a v neposlednom rade silnou angažovanosťou vrcholového manažmentu, boli v celom úrade vytvorené vhodné podmienky pre samohodnotenie.

V rámci fázy 1 bol vytvorený a implementovaný „Komunikačný plán CAF", ktorý bol schválený manažmentom a dostupný na intranete a internete úradu. Komunikačný plán pre samohodnotenie aj pre akčný plán bol vypracovaný odborom komunikácie a styku s verejnosťou na obdobie od začiatku samohodnotenia až po realizáciu všetkých aktivít akčného plánu zlepšovania a uchádzanie sa o titul Efektívny používateľ modelu CAF. Komunikačný plán bol vytvorený v súlade s harmonogramom implementácie modelu CAF v úrade.
 

FÁZA 2: PROCES SAMOHODNOTENIA

Celý proces bol naplánovaný v dokumente „Základné kroky a harmonogram implementácie modelu CAF a Externá spätná väzba modelu CAF". V súlade s ním bol celý projekt realizovaný. Bol vymenovaný garant - člen vrcholového manažmentu a metodik CAF tímu - zástupca stredného manažmentu. Vzhľadom na charakter činností, veľkosť organizácie a jej územnú dislokáciu bol vytvorený jeden prierezový CAF tím (18 členov).

Oboznámenie manažmentu NKÚ SR o modeli CAF a jeho princípoch bolo realizované školiteľkou ÚNMS SR za účasti garanta a metodika CAF. Vyškolenie CAF tímu prebehlo formou bezplatného školenia pod odborným dohľadom školiteľky ÚNMS SR v dvoch termínoch. Uvedeného školenia, ktoré bolo prispôsobené potrebám úradu, sa zúčastnili všetci zamestnanci, vrátane tých, ktorí sa podieľali na poskytovaní podkladov do samohodnotiacej správy.

Samohodnotiaca správa bola po jej spracovaní sprístupnená na interné pripomienkové konanie všetkým zamestnancom. Pripomienky k jej obsahu boli vyhodnotené a zapracované členmi CAF tímu. Samohodnotiaca správa NKÚ SR bola schválená v októbri na porade rozšíreného vedenia. Na stretnutí všetkých členov CAF tímu bolo vykonané tímové bodové hodnotenie, odchýlky boli prezentované a odôvodňované, výstupy zaznamenané. Konsenzuálne tímové bodové hodnotenie sa uskutočnilo za účasti školiteľa ÚNMS SR.

Následne bola samohodnotiaca správa zaslaná na ÚNMS SR a NKÚ SR požiadal o vykonanie externého posúdenia na mieste, aby získal externý pohľad na svoje procesy a fungovanie úradu ako celku. Externé posúdenie na mieste sa konalo v novembri 2011.
 

2011 – 2012

FÁZA 3: AKČNÝ PLÁN ZLEPŠOVANIA / URČENIE PRIORÍT

Po analýze oblastí na zlepšovanie uvedených v samohodnotiacej správe, spätnej správe z posúdenia na mieste, ako aj analýze nových predkladaných návrhov na zlepšovanie činností so zapojením zamestnancov, boli stanovené priority zlepšovania jednotlivých činností NKÚ SR.

Bolo realizované stretnutie zamestnancov so zástupcami vedenia úradu, na ktorom mohli zamestnanci predkladať návrhy na zlepšenie činnosti úradu a zároveň boli vyzvaní na ďalšie predkladanie návrhov na oblasti na zlepšenia. Predložené návrhy boli tiež využité pri tvorbe akčného plánu zlepšovania. Naformulovanie akčného plánu zlepšovania (v súlade s cyklom PDCA) a stanovenie spôsobov merania realizovali členovia CAF tímu v spolupráci s vybranými zamestnancami.

Akčný plán zlepšovania bol zostavený na obdobie jedného roka, ale niektoré aktivity presiahli obdobie jedného roka. Akčný plán zlepšovania bol v decembri 2010 začlenený do strategického plánovacieho procesu a bol predložený a schválený na porade rozšíreného vedenia ako strategický dokument.

Hlavnú zodpovednosť pre oblasť komunikácie o akčnom pláne zlepšovania CAF prevzala hovorkyňa úradu. O aktivitách akčného plánu zlepšovania komunikoval NKÚ SR jednak so zamestnancami, ale aj s externými zainteresovanými stranami. Využíval sa pritom intranet, internet, zahraničné a iné pracovné návštevy, ročná správa o výsledkoch kontrolnej činnosti, prejavy a vystúpenia manažmentu i správy pre média. Vybrané zainteresované strany boli o akčnom pláne a jeho vývoji informované aj prostredníctvom vykonania prieskumu spokojnosti zainteresovaných strán. Vodcovia informovali verejnosť na rôznych podujatiach – prejav predsedu v NR SR pri uvedení ročnej správy o výsledkoch kontrolnej činnosti, vystúpenie predsedu NKÚ SR na zasadnutí ZMOS, informovanie v časopise Kontrolór zverejnenom na intranete, aj na webovom sídle, zasielanie tlačových informácií do tlačových agentúr, rozhovor pána predsedu poskytnutý Slovenskému rozhlasu.

Pravidelné monitorovanie implementácie činností zlepšovania bolo zabezpečené hodnotením plnenia úloh a zhodnotením účinnosti/dopadov cieľov na štvrťročnej báze.
 

FÁZA 4: EXTERNÉ HODNOTENIE PODĽA MODELU CAF

Najvyšší kontrolný úrad SR získal titul Efektívny používateľ modelu CAF

Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky ako prvá organizácia na Slovensku získala v roku 2011 dvojročný európsky uznávaný titul Efektívny používateľ modelu CAF. Jeho udeleniu predchádzalo vykonanie Externej spätnej väzby modelu CAF. Tím externých hodnotiteľov Úradu normalizácie, metrológie a skúšobníctva SR vykonal dňa 20. septembra 2011 v NKÚ SR hodnotenie Externej spätnej väzby modelu CAF, na základe ktorého odporučil ÚNMS SR udelenie titulu Efektívny používateľ modelu CAF.

Predseda NKÚ SR Ján Jasovský tento titul oficiálne prevzal za Najvyšší kontrolný úrad SR pri príležitosti slávnostného vyhlásenia výsledkov súťaže Národná cena Slovenskej republiky za kvalitu 2011, ktoré sa konalo pod záštitou prezidenta Slovenskej republiky Ivana Gašparoviča.

Akčný plán zlepšovania sa zameral na oblasť riadenia ľudských zdrojov:

  • pravidelná realizácia a vyhodnotenie dotazníkov prieskumu spokojnosti zamestnancov
  • sledovanie a vyhodnocovanie evidencie profesionálnej aktivity zamestnancov
  • zabezpečenie efektívneho systému informovania zamestnancov NKÚ

v oblasti partnerstiev a zainteresovaných strán:

  • vytvorenie mapy zainteresovaných strán a zavedenie jednotného systému merania ich spokojnosti, pravidelne meranie a vyhodnocovanie spokojnosti zainteresovaných strán
  • monitorovanie potrieb zainteresovaných strán prostredníctvom sledovania návštevnosti webového sídla a podnetov
  • pravidelne analyzovanie mediálnych výstupov NKÚ SR z hľadiska ich pozitívnosti a negatívnosti
  • pravidelne hodnotenie dodávateľov prác, tovarov a služieb

ale aj na pokračovanie v elektronizácii kontrolórskej činnosti a na pravidelnú aktualizáciu strategických dokumentov a cieľov v súlade s víziou a poslaním NKÚ SR.

ale aj na pokračovanie v elektronizácii kontrolórskej činnosti a na pravidelnú aktualizáciu strategických dokumentov a cieľov v súlade s víziou a poslaním NKÚ SR.
 

2013

FÁZA 1: ZAČIATOK CESTY S MODELOM KVALITY

Predseda NKÚ SR vydal v auguste 2013 pokyn o  implementácii systému manažérstva kvality v Najvyššom kontrolnom úrade Slovenskej republiky, ktorý upravuje spôsob implementácie modelu CAF 2013 v Najvyššom kontrolnom úrade SR a vytváranie podmienok pre trvalé zlepšovanie. Cieľom implementácie systému manažérstva kvality v podmienkach NKÚ SR je pokračovať v zavádzaní princípov komplexného manažérstva kvality, trvalé zvyšovanie kvality procesov NKÚ SR vo všetkých oblastiach pôsobnosti a pravidelné sledovanie trendov zvyšovania kvality. Celý proces by mal byť zavŕšený obhájením titulu Efektívny používateľ modelu CAF. Vrcholový manažment vyjadril tejto iniciatíve silnú podporu.

Proces implementácie modelu CAF v NKÚ SR je zadefinovaný v 10 krokoch, ktoré sú zadefinované z časového hľadiska a hľadiska zodpovedností v harmonograme implementácie modelu CAF v NKÚ SR. Týchto 10 krokov je rozdelených do troch hlavných fáz: fáza 1 je začiatok cesty s modelom CAF; fáza 2 je proces samohodnotenia; a fáza 3 je využitie výsledkov samohodnotenia na zostavenie akčného plánu zlepšovania a realizácie zlepšovacích aktivít v NKÚ SR. Zároveň bol vytvorený nový komunikačný plán, ktorého cieľom je informovať interné i externé zainteresované strany o stave implementácie manažérstva kvality v NKÚ SR.

Vo svojej pozícii bol potvrdený garant CAF tímu, vymenovaná nová metodička CAF tímu a zamestnanci boli oslovení s možnosťou dobrovoľne sa zapojiť do práce CAF tímu. CAF tím tak získal šesť 6 nových členov, ktorí boli hneď zapojení do samohodnotenia.
 

FÁZA 2: PROCES SAMOHODNOTENIA

V septembri bolo o zmenách v modeli CAF a jeho metodike informované vrcholové vedenie NKÚ SR, rovnako ako o míľnikoch harmonogramu implementácie modelu v organizácii. Cieľom samohodnotenia bolo vytvorenie komplexnej samohodnotiacej správy, ktorá popisuje aktuálny stav všetkých činností NKÚ SR podľa jednotlivých kritérií modelu CAF za posledné tri roky. Samohodnotiaca správa bola podkladom pre identifikovanie oblastí pre zlepšovanie v NKÚ SR na nasledujúce dva roky.

V rámci preškolenia na novú metodiku modelu CAF, verziu 2013 CAF tímu, boli preskúmané zainteresované strany, partneri, vodcovia a realizovaná analýza SWOT. Po úvodných prípravách na samohodnotenie, bol spustený proces prípravy II. samohodnotiacej správy NKÚ SR. Samohodnotiacu správu pripravil CAF tím a po vlastnom kole pripomienkovania, vykonal interné pripomienkové konanie v rámci celého úradu. Finalizovaná samohodnotiaca správa bola predmetom posúdenia na mieste, ktoré bolo v novembri 2013 za účasti tímu externých posudzovateľov.

NKÚ SR na základe uskutočnenia Externej spätnej väzby modelu CAF zisťuje, či úspešne implementovalo model CAF, t.j. či proces samohodnotenia bol vykonaný správne, či akčný plán zlepšovania efektívne odráža závery samohodnotenia a či boli urobené prvé kroky na ceste k TQM.
 

2014

FÁZA 3: AKČNÝ PLÁN ZLEPŠOVANIA / URČENIE PRIORÍT

Akčný plán zlepšovania (ďalej len „APZ") je strategický dokument Najvyššieho kontrolného úradu SR (ďalej len NKÚ SR), ktorého cieľom je riadiť proces trvalého zlepšovania a implementáciu modelu CAF v organizácii v rokoch 2014 a 2015.

FÁZA 3

FÁZA 3

Vychádza z odporúčaní uvedených v samohodnotiacej správe podľa modelu CAF 2013, zo spätnej správy z externého posúdenia na mieste, námetov zamestnancov a hodnotenia stavu plnenia 8 princípov výnimočnosti počas Externej spätnej väzby modelu CAF a je založený na vízii, poslaní, princípoch a stratégii NKÚ SR. Je zameraný na zlepšovanie vybraných oblastí, posilnenie vybraných silných stránok NKÚ SR a rozvoj 8 princípov výnimočnosti. Bol vypracovaný CAF tímom a pripomienkovaný zamestnancami NKÚ SR. APZ je otvorený dokument, ktorý bude pravidelne vyhodnocovaný a zároveň dopĺňaný o novo vznikajúce aktivity.

Pri zlepšovaní sa využíva Demingov cyklus zlepšovania PDCA (P – plánovanie, D – realizácia, C – kontrola, A – konanie na základe zistení – aktualizácia/úprava, overenie výsledku/ realizácie oproti pôvodnému plánu). Dôležitá je sústavnosť a dôslednosť pri dodržaní uvedenej postupnosti.

Obr. Demingov cyklus zlepšovania PDCA

Obr. Demingov cyklus zlepšovania PDCA

APZ sa zameriava na oblasti

- vodcovstvo:

  • realizovať systém hodnotenia výkonnosti Najvyšších kontrolných inštitúcií podľa verzie 3.0 (Supreme Audit Institutions Performance Measurement Framework –  PMF),
  • prehodnotiť akčné plány zlepšovania z rozličných oblastí.

- stratégia a plánovanie:

  •  rozpracovanie novej stratégie NKÚ SR,
  •  preskúmanie mapy zainteresovaných strán,
  •  získať spätnú väzbu od zamestnancov úradu prostredníctvom SWOT analýzy,
  •  priebežne aktualizovať interné riadiace akty.

- zamestnanci:

  •  aktualizovať e-learningové adaptačné vzdelávanie,
  •  aktualizovať prieskumy spokojnosti zamestnancov a pokračovať v ich realizácii,

- partnerstvá a zdroje:

  • pripraviť a realizovať prieskm spokojnosti vybraných skupín zákazníkov,
  • realizovať benchmarking.

- procesy:

  •  zaviesť procesné riadenie.

Aktivity APZ budú realizované nielen členmi CAF tímu, zapojené budú aj ostatné organizačné útvary a zamestnanci úradu.
 

Plnenie aktivít Akčného plánu zlepšovania NKÚ SR – 1. štvrťrok 2014

Jeden z návrhov , ktoré NKÚ SR odporučili externí posudzovatelia, bolo spojenie existujúcich jednotlivých akčných plánov zlepšovania z rôznych oblastí do jedného hlavnéhointegrovaného akčného plánu zlepšovania. Preto boli existujúce akčné plány z oblastí informačných systémov, rozvoja ľudských zdrojov, porovnávania sa a preberania dobrej praxe od iných NKI a Systému hodnotenia výkonnosti NKI  boli vyhodnotené a aktuálne úlohy integrované do Akčného plánu zlepšovania NKÚ SR na roky 2014 - 2015.

Prepracovanie Etického kódexu zamestnanca NKÚ SR bolo ďalšou aktivitou v rámci zlepšovania Princípy medzinárodného kontrolného štandardu ISSAI 30 sme  zapracovali do novej smernice, ktorou sa vydáva etický kódex štátneho zamestnanca NKÚ SR a návrh smernice bol predložený do vnútorného pripomienkového konania.

NKÚ SR na konci roku 2013 formulovalo  Stratégiu rozvoja NKÚ SR na roky 2014 – 2020 a zadefinovalo strategické oblasti na spoločnom brainstromingovom stretnutí. Na porade rozšíreného vedenia NKÚ SR v marci tohto roku sa prerokovali a schválili prerokované a schválené materiály „Stratégia rozvoja NKÚ SR na roky 2014 – 2020 a jej rozpracovanie" a „Plán implementácie Stratégie rozvoja NKÚ SR na roky 2014 – 2020".

Členovia CAF tímu aktualizovali existujúcu mapu zainteresovaných strán na pravidelnom spoločnom stretnutí. V súčasnosti sa mapa pripomienkuje  medzi všetkými zamestnancami. Mapa zainteresovaných strán bude využitá pri organizovaní prieskumov spokojnosti rôznych cieľových skupín úradu, organizácii rôznych podujatí úradu a iných aktivitách.

Pripravili sme niekoľko dielčích aktivít, napríklad dotazník týkajúci sa hodnotenia vzdelávacích aktivít zo strany ich účastníkov, realizuje sa prieskum spokojnosti a vnímania verejnosti, ktorý je sprístupnený na webovej stránke úradu, pripravuje sa aj prieskum spokojnosti zamestnancov i vybraných skupín zákazníkov.

Interné predpisy, ktoré sa priamo či nepriamo týkajú kontrolnej činnosti, sa priebežne aktualizujú.
 

Plnenie aktivít Akčného plánu zlepšovania NKÚ SR – 2. štvrťrok 2014

V tomto období pokračovali práce na aktivitách, ktoré boli rozpracované v prvom štvrťroku 2014. Bola schválená a zverejnená smernica č. 7/2014 Etický kódex zamestnanca Najvyššieho kontrolného úradu Slovenskej republiky.

V rámci smernice č. 4/2014 o postupe pri verejnom obstarávaní v Najvyššom kontrolnom úrade Slovenskej republiky bol aktualizovaný systém hodnotenia dodávateľov NKÚ SR.

Dňa 9. júna 2014 sa konal v Najvyššom kontrolnom úrade Slovenskej republiky workshop, na ktorý boli pozvané vybrané externé zainteresované strany úradu. Cieľom informačného workshopu bolo podeliť sa o dobrú prax pri implementácii modelu CAF v NKÚ SR, upozorniť na míľniky a získať zástupcov externých zainteresovaných strán a partnerov pre bench learning. Workshopu sa zúčastnilo 20 zástupcov z 13 organizácií zo Slovenskej a Českej republiky. Prezentované boli témy ako stratégia NKÚ SR na roky 2014 až 2020, kroky implementácie modelu CAF v NKÚ SR od roku 2010 či aktivity Akčného plánu zlepšovania úradu. Diskusiu vyvolala najmä mapa zainteresovaných strán a pripravovaný prieskum spokojnosti zamestnancov.

Súčasnosti sa Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky v súlade s harmonogramom Základných krokov a harmonogramu implementáciemodelu CAF v Najvyššom kontrolnom úrade SR pripravuje na Externú spätnú väzbu modelu CAF a obhajobu titulu Efektívny používateľ modelu CAF, ktorých je doteraz v celej Európe udelených celkovo 61. Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky ako prvá organizácia na Slovensku získala dvojročný európsky uznávaný titul v roku 2011. V súvislosti s prípravou podkladov a dokumentácie k hodnoteniu Externej spätnej väzbe, ktoré vedie, v prípade úspešného priebehu k titulu, sa konalo dvojdňové zasadnutie CAF tímu NKÚ SR. Cieľom bola analýza súčasného stavu implementácie modeli CAF v štruktúre troch pilierov Externej spätnej väzby modelu CAF a príprava dokumentácie, ktorá je nevyhnutnou súčasťou prihlášky na hodnotenie.

Zdielať: